Ominaisuudet
AAPU on kevyt pilvipalvelu, joka kattaa koko apurahaprosessin hakemisesta päätöksentekoon ja raportointiin. Samassa palvelussa hoituvat hallituksen kokoukset ja sähköiset allekirjoitukset. Tältä se näyttää eri rooleissa.
01 · Hallinta
Säätiölle ja asiamiehelle
Selkeä hallintasivusto, jossa rutiinit hoituvat automaattisesti.
- Haut käynnistyvät ja sulkeutuvat automaattisesti määriteltyinä päivinä
- Automaattinen asiakasviestintä sähköpostilla ja tekstiviestillä
- Kirjattujen lukujen täsmäytysten tarkistus
- Hakemusten tilat ja käsittelyvaiheet yhdellä silmäyksellä
- Monipuoliset suodattimet ja taulukkonäkymät
- Arkisto ja haku aiempiin hakemuksiin
02 · Hakeminen
Hakijalle
Matalin mahdollinen kynnys hakea, ilman tunnuksia.
- Ei rekisteröitymistä eikä salasanoja
- Räätälöity lomake mukautuu hakijan vastauksiin
- Automaattinen vahvistus hakemuksen vastaanotosta
- Muistutukset määräajoista ja puuttuvista raporteista
- Raporttien jättö sähköisesti samalla lomakepohjalla
- Toimii kaikilla laitteilla selaimessa
- Ongelmatilanteissa hakija saa apua suoraan Huiskeen asiakaspalvelusta
03 · Tuki
Tuki hakijoille ja säätiölle
Kun hakijalla on ongelma lomakkeen kanssa, hän ottaa yhteyttä meihin. Säätiön asiamiehen ei tarvitse toimia lomakkeen tukihenkilönä.
- Hakija näkee tukemme yhteystiedot lomakkeella ja saa vastauksen suomeksi
- Autamme esimerkiksi liitteiden latauksessa, kadonneen vahvistusviestin kanssa ja jätetyn hakemuksen täydentämisessä
- Raportin jättöön liittyvät kysymykset ohjautuvat meille, eivät säätiölle
- Sama tuki palvelee asiamiestä, toimikuntaa ja hallitusta
- Yhteys sähköpostilla aspa@huiske.fi tai puhelimella +358 34 109 1110
04 · Päätöksenteko
Toimikunnalle
Sähköinen päätöksenteko, joka pysyy koossa ja jäljitettävänä.
- Hakemuksen tarkasteluun sisäänrakennettu chat sisäiseen keskusteluun
- Arviointi ja kommentointi suoraan hakemuksen yhteydessä
- Sähköinen allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella
- Päätökset ja ilmoitukset hakijoille automaattisesti
05 · Kokoukset
Hallitukselle
Hallituksen kokoukset samassa palvelussa: kutsut, esityslistat, pöytäkirjat ja allekirjoitukset ilman erillistä kokousportaalia.
- Kokouskutsut lähtevät hallituksen jäsenille automaattisesti
- Esityslista ja kokousmateriaalit jaetaan jäsenille järjestelmässä, ei sähköpostin liitteinä
- Läsnäolo kirjataan kokouksessa
- Pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti vahvalla tunnistautumisella
- Viestipohjat kokouskutsuihin ja muistutuksiin sähköpostilla ja tekstiviestillä
- Samat tunnukset kuin apurahojen käsittelyssä: jäsen näkee kokousasiat ja päätettävät hakemukset yhdessä paikassa
- Kokousasiakirjat arkistoituvat järjestelmään
06 · Talous ja raportointi
Taloushallinnolle
Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit ilman käsityötä.
- Automatisoidut MELA-ilmoitukset lakisääteisistä eläkevakuutuksista
- Hakujen ilmoitukset tiedejatutkimus.fi-palveluun
- Lukujen täsmäytysten automaattinen tarkistus
- Tietojen vienti Excel-tiedostona (xlsx) kirjanpitoon ja raportointiin
Lue lisää ominaisuuksista
- Sähköinen hakulomake ilman tunnuksia
Hakija täyttää säätiön oman lomakkeen selaimessa, liittää liitteet ja allekirjoittaa hakemuksen vahvalla tunnistautumisella. Sama lomakepohja toimii väli- ja loppuraportissa.
- Sähköinen päätöksenteko toimikunnalle ja hallitukselle
Toimikunta arvioi, keskustelee ja allekirjoittaa päätökset AAPUssa. Hallitus hoitaa kokouksensa samassa palvelussa.
- Sähköinen allekirjoitus säätiön kaikkiin asiakirjoihin
Apurahasopimukset, pöytäkirjat ja muut asiakirjat vahvalla tunnistautumisella. Erillistä allekirjoituspalvelua ei tarvita.
- MELA-ilmoitukset, tiedejatutkimus.fi ja kirjanpidon vienti
Lakisääteiset MELA-ilmoitukset, hakujen ilmoitukset ja myöntöjen vienti Exceliin. Käsin ei kopioida mitään.
Haluatko nähdä AAPU:n käytännössä?
Näytämme etänä, miten AAPU toimisi juuri teidän säätiönne prosessissa. Ei sitoumuksia.
Varaa esittely