Sähköinen päätöksenteko toimikunnalle ja hallitukselle
Toimikunta arvioi hakemukset, keskustelee ja allekirjoittaa päätökset AAPUssa. Hallitus hoitaa kokouksensa samassa palvelussa: kutsut, esityslistat, läsnäolo ja pöytäkirjat.
Päätöksenteko on apurahaprosessin työläin vaihe, kun se tehdään sähköpostilla ja liitetiedostoilla. Kymmenien hakemusten kierrättäminen arvioijille, kommenttien kokoaminen ja pöytäkirjan allekirjoituttaminen postitse vievät viikkoja. AAPUssa tämä tapahtuu yhdessä näkymässä, ja jokainen päätös on jäljitettävissä jälkikäteen.
Toimikunnan työ hakemuksesta päätökseen
Arviointi hakemuksen yhteydessä
Arvioija näkee hakemuksen, liitteet ja aiemmat hakemukset samalla sivulla ja kirjaa arvionsa siihen.
Sisäänrakennettu chat
Toimikunta keskustelee hakemuksesta järjestelmän sisällä. Keskustelu jää hakemuksen yhteyteen, ei kenenkään sähköpostiin.
Päätökset vahvalla tunnistautumisella
Päätöspöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti, ja jokainen allekirjoitus on todennettavissa.
Ilmoitukset hakijoille automaattisesti
Kun päätös on allekirjoitettu, AAPU lähettää myönteiset ja kielteiset päätökset hakijoille sähköpostilla ja tekstiviestillä.
Hallituksen kokoukset samassa palvelussa
Kokouskutsut ja esityslistat
Kutsu lähtee jäsenille automaattisesti, ja esityslista sekä materiaalit ovat luettavissa järjestelmässä.
Läsnäolo ja pöytäkirja
Läsnäolo kirjataan kokouksessa. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja tarkastajat sähköisesti.
Yksi kirjautuminen
Hallituksen jäsen näkee kokousasiat ja päätettävät hakemukset samoilla tunnuksilla.
Arkisto
Kokousasiakirjat ja päätökset säilyvät järjestelmässä ja löytyvät haulla.
Sisältyy vuosimaksuun
Toimikunnan ja hallituksen käyttäjistä ei peritä lisenssimaksuja. Allekirjoitetut päätökset ja pöytäkirjat lasketaan vuosimaksun sataan lomakkeeseen.
Kysymyksiä päätöksenteosta
Näkeekö hakija toimikunnan keskustelun?
Ei. Chat ja arviot näkyvät vain säätiön käyttäjille. Hakija saa päätöksen.
Pitääkö kaikkien toimikunnan jäsenten allekirjoittaa päätös?
Allekirjoittajat valitaan säätiön käytännön mukaan, esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri. AAPU lähettää allekirjoituspyynnön valituille.
Tarvitseeko hallitus erillisen kokousportaalin?
Ei. Kokouskutsut, materiaalit, läsnäolo ja pöytäkirjojen allekirjoitus hoituvat AAPUssa samoilla tunnuksilla kuin apurahojen käsittely.
Miten päätökset arkistoidaan?
Allekirjoitetut päätökset ja pöytäkirjat tallentuvat AAPUn arkistoon hakemusten yhteyteen. Niitä ei tarvitse tulostaa eikä tallentaa erikseen, ja jälkikäteen voi todentaa, että allekirjoitettua asiakirjaa ei ole muutettu.
Haluatko nähdä päätöksenteon käytännössä?
Näytämme etänä, miten AAPU toimisi juuri teidän säätiönne prosessissa. Ei sitoumuksia.
Varaa esittely