Elektroniskt beslutsfattande för kommittén och styrelsen
Kommittén bedömer ansökningarna, diskuterar och undertecknar besluten i AAPU. Styrelsen sköter sina möten i samma tjänst: kallelser, föredragningslistor, närvaro och protokoll.
Beslutsfattandet är stipendieprocessens tyngsta skede när det sköts per e-post och bilagor. Att cirkulera tiotals ansökningar till bedömare, samla in kommentarer och få protokollet undertecknat per post tar veckor. I AAPU sker allt i en vy, och varje beslut kan spåras i efterhand.
Kommitténs arbete från ansökan till beslut
Bedömning vid ansökan
Bedömaren ser ansökan, bilagorna och tidigare ansökningar på samma sida och antecknar sin bedömning där.
Inbyggd chatt
Kommittén diskuterar ansökan inne i systemet. Diskussionen stannar vid ansökan, inte i någons e-post.
Beslut med stark autentisering
Beslutsprotokollet undertecknas elektroniskt, och varje underskrift kan verifieras.
Automatiska meddelanden till sökandena
När beslutet är undertecknat skickar AAPU både bifall och avslag till sökandena per e-post och sms.
Styrelsemöten i samma tjänst
Kallelser och föredragningslistor
Kallelsen går automatiskt till medlemmarna, och föredragningslistan och materialet finns att läsa i systemet.
Närvaro och protokoll
Närvaron antecknas under mötet. Ordföranden och justerarna undertecknar protokollet elektroniskt.
En inloggning
Styrelsemedlemmen ser mötesärenden och ansökningar som väntar på beslut med samma inloggning.
Arkiv
Mötesdokument och beslut finns kvar i systemet och hittas med sökning.
Ingår i årsavgiften
Inga licensavgifter för kommitténs eller styrelsens användare. Undertecknade beslut och protokoll räknas in i årsavgiftens 100 blanketter.
Frågor om beslutsfattandet
Ser sökanden kommitténs diskussion?
Nej. Chatten och bedömningarna syns bara för stiftelsens användare. Sökanden får beslutet.
Måste alla kommittémedlemmar underteckna beslutet?
Undertecknarna väljs enligt stiftelsens praxis, till exempel ordföranden och sekreteraren. AAPU skickar begäran om underskrift till de valda.
Behöver styrelsen en separat mötesportal?
Nej. Kallelser, material, närvaro och underskrift av protokoll sköts i AAPU med samma inloggning som stipendiehanteringen.
Hur arkiveras besluten?
Undertecknade beslut och protokoll sparas i AAPU:s arkiv intill ansökningarna. Ingenting behöver skrivas ut eller sparas separat, och i efterhand kan man verifiera att ett undertecknat dokument inte har ändrats.
Vill du se beslutsfattandet i praktiken?
Vi visar på distans hur AAPU skulle fungera i just er stiftelses process. Utan förbindelser.
Boka demo