Funktioner
AAPU är en lätt molntjänst som täcker hela stipendieprocessen från ansökan till beslut och rapportering. Styrelsemöten och elektroniska underskrifter sköts i samma tjänst. Så här ser den ut i olika roller.
01 · Administration
För stiftelsen och ombudsmannen
En tydlig administrationssida där rutinerna sköts automatiskt.
- Ansökningsomgångarna öppnas och stängs automatiskt på angivna dagar
- Automatisk kommunikation per e-post och sms
- Kontroll av att bokförda siffror stämmer överens
- Ansökningarnas status och behandlingsskeden i en överblick
- Mångsidiga filter och tabellvyer
- Arkiv och sökning i tidigare ansökningar
02 · Ansökan
För sökanden
Lägsta möjliga tröskel att söka, utan konton.
- Ingen registrering och inga lösenord
- Den skräddarsydda blanketten anpassar sig efter svaren
- Automatisk bekräftelse när ansökan tagits emot
- Påminnelser om tidsfrister och saknade rapporter
- Rapporter lämnas in elektroniskt med samma blankettmall
- Fungerar i webbläsaren på alla enheter
- Vid problem får sökanden hjälp direkt av Huiskes kundtjänst
03 · Support
Support för sökande och stiftelsen
När en sökande har problem med blanketten kontaktar hen oss. Stiftelsens ombudsman behöver inte fungera som blankettens support.
- Sökanden ser våra kontaktuppgifter på blanketten och får svar på finska eller svenska
- Vi hjälper till exempel med uppladdning av bilagor, saknade bekräftelsemeddelanden och komplettering av en inlämnad ansökan
- Frågor om inlämning av rapporter kommer till oss, inte till stiftelsen
- Samma support betjänar ombudsmannen, kommittén och styrelsen
- Kontakt per e-post aspa@huiske.fi eller telefon +358 34 109 1110
04 · Beslut
För kommittén
Elektroniskt beslutsfattande som hålls samlat och spårbart.
- Inbyggd chatt för intern diskussion i anslutning till ansökan
- Bedömning och kommentarer direkt vid ansökan
- Elektronisk underskrift med stark autentisering
- Beslut och meddelanden till sökandena automatiskt
05 · Möten
För styrelsen
Styrelsemöten i samma tjänst: kallelser, föredragningslistor, protokoll och underskrifter utan separat mötesportal.
- Kallelserna går automatiskt till styrelsemedlemmarna
- Föredragningslistan och mötesmaterialet delas med medlemmarna i systemet, inte som e-postbilagor
- Närvaron antecknas under mötet
- Protokollen undertecknas elektroniskt med stark autentisering
- Meddelandemallar för kallelser och påminnelser per e-post och sms
- Samma inloggning som för stipendiehanteringen: medlemmen ser mötesärenden och ansökningar som väntar på beslut på ett ställe
- Mötesdokumenten arkiveras i systemet
06 · Ekonomi och rapportering
För ekonomiförvaltningen
Lagstadgade anmälningar och rapporter utan handarbete.
- Automatiserade LPA-anmälningar om lagstadgade pensionsförsäkringar
- Utlysningar anmäls till forskning.fi
- Automatisk kontroll av att siffrorna stämmer
- Export av data som Excel-fil (xlsx) för bokföring och rapportering
Läs mer om funktionerna
- Elektronisk ansökningsblankett utan konto
Sökanden fyller i stiftelsens egen blankett i webbläsaren, bifogar bilagor och undertecknar med stark autentisering. Samma blankettmall används för mellan- och slutrapport.
- Elektroniskt beslutsfattande för kommittén och styrelsen
Kommittén bedömer, diskuterar och undertecknar besluten i AAPU. Styrelsen sköter sina möten i samma tjänst.
- Elektronisk underskrift för stiftelsens alla dokument
Stipendieavtal, protokoll och andra dokument med stark autentisering. Ingen separat underskriftstjänst behövs.
- LPA-anmälningar, forskning.fi och export till bokföringen
Lagstadgade LPA-anmälningar, anmälan av utlysningar och export av beviljanden till Excel. Ingenting kopieras för hand.
Vill du se AAPU i praktiken?
Vi visar på distans hur AAPU skulle fungera i just er stiftelses process. Utan förbindelser.
Boka demo