Mitä apurahajärjestelmä maksaa? Näin kustannukset muodostuvat

Apurahajärjestelmää hankkivan säätiön ensimmäinen kysymys on lähes aina sama: mitä tämä maksaa? Suoraa vastausta on markkinoilta yllättävän vaikea saada, sillä useimmat toimittajat kertovat hinnan vasta tarjouksessa. Tässä artikkelissa puramme, mistä apurahajärjestelmän kustannukset tyypillisesti muodostuvat. Kerromme myös AAPUn hinnat lukuina, koska julkaisemme ne joka tapauksessa hinnastossamme.

Mistä osista apurahajärjestelmän hinta koostuu?

Lähes kaikki järjestelmät hinnoitellaan kolmesta osasta:

1. Aloitus- tai käyttöönottomaksu. Kertaluonteinen työ: järjestelmän konfigurointi, lomakkeiden rakentaminen, käyttäjien koulutus ja mahdollinen tietojen siirto vanhasta järjestelmästä.
2. Jatkuva ylläpito. Kuukausi- tai vuosimaksu, joka kattaa palvelimet, tietoturvapäivitykset, varmuuskopiot ja tuen.
3. Käyttöperusteiset maksut. Esimerkiksi sähköisistä allekirjoituksista, tekstiviesteistä tai lisäkäyttäjistä veloitettavat kappalemaksut.

Kokonaiskustannus ratkeaa vasta, kun kaikki kolme ovat tiedossa. Halvalta näyttävä kuukausimaksu voi kääntyä kalliiksi, jos jokainen lisäominaisuus laskutetaan erikseen.

Mitä piilokuluja apurahajärjestelmissä on?

Tarjouksia vertaillessa kannattaa kysyä ainakin näistä:

• Käyttäjälisenssit. Laskutetaanko jokaisesta arvioijasta tai toimikunnan jäsenestä erikseen? Kymmenen arvioijan säätiössä käyttäjäkohtainen hinnoittelu moninkertaistaa kulun.
• Hakukierrosten määrä. Onko kevät- ja syyshaku kaksi erillistä laskutettavaa kierrosta?
• Allekirjoitus- ja tunnistautumismaksut. Sähköinen allekirjoitus ja vahva tunnistautuminen ovat usein kolmannen osapuolen palveluita, joiden kappalehinnat siirtyvät asiakkaalle sellaisinaan tai korotettuina.
• Integraatiolisät. Maksuaineiston vienti taloushallintoon tai MELA-ilmoitusten automaatio voi olla lisähintainen moduuli.
• Muutostyöt. Mitä maksaa, kun hakulomakkeeseen halutaan uusi kenttä? Jos jokainen muutos on laskutettavaa työtä, kulut kasvavat vuosien mittaan.

Esimerkki: AAPUn hinnoittelu lukuina

Käytämme esimerkkinä omaa hinnoitteluamme, koska se on julkinen:

• Aloitusmaksu 1 500 €. Sisältää käyttöönoton, säätiön omien lomakkeiden rakentamisen ja koulutuksen.
• Vuosimaksu 2 999 €. Sisältää 100 sähköisesti allekirjoitettua lomaketta, kaikki käyttäjät, rajoittamattoman määrän hakukierroksia, päivitykset ja suomenkielisen tuen.
• Lisälomakkeet 2 €/kpl. Sadan lomakkeen jälkeen. Ainoa kappaleperusteinen maksu, ja muusta käytöstä ei veloiteta erikseen.

Ensimmäinen vuosi maksaa siis 1 500 € + 2 999 € = 4 499 €, jos säätiö pysyy sadassa lomakkeessa. Jos säätiö allekirjoittaa sähköisesti esimerkiksi 150 asiakirjaa vuodessa, ylimenevistä 50 lomakkeesta kertyy 100 €. Seuraavina vuosina kustannus on vuosimaksu ja mahdolliset lisälomakkeet, eli noin 3 000–3 100 € vuodessa.

Emme väitä tuntevamme muiden toimittajien hintoja, emmekä vertaile niitä tässä. Sen sijaan suosittelemme pyytämään jokaiselta toimittajalta erittelyn täsmälleen yllä olevalla jaottelulla. Silloin tarjoukset ovat vertailukelpoisia.

Paljonko käsityö maksaa, jos järjestelmää ei hanki?

Vaihtoehto järjestelmälle ei ole nolla euroa. Se on käsityö. Jos asiamiehen ja toimikunnan ajasta kuluu hakemusten kokoamiseen, muistuttamiseen, koontitaulukoihin ja ilmoituksiin esimerkiksi kaksi työviikkoa vuodessa, kustannus on tuhansia euroja. Päälle tulevat tietosuojariskit, joita sähköpostiprosessiin liittyy.

Vertaa järjestelmän hintaa nykyisen prosessin todelliseen kustannukseen, ei nollaan.

Miten selvität oman säätiösi kustannuksen?

AAPUn hinta ei riipu säätiön koosta eikä käyttäjämäärästä, joten laskelman voi tehdä suoraan hinnaston luvuilla. Jos haluat nähdä, mitä aloitusmaksulla konkreettisesti saa, varaa maksuton esittely, niin käymme käyttöönoton sisällön läpi kohta kohdalta.