Vad kostar ett stipendiesystem? Så bildas kostnaderna

Den första frågan från en stiftelse som skaffar ett stipendiesystem är nästan alltid densamma: vad kostar det? Ett direkt svar är förvånansvärt svårt att få på marknaden, eftersom de flesta leverantörer berättar priset först i offerten. I den här artikeln bryter vi ner vad kostnaderna för ett stipendiesystem typiskt består av. Vi anger också AAPU:s priser i siffror, eftersom vi ändå publicerar dem i vår prislista.

Vilka delar består priset på ett stipendiesystem av?

Nästan alla system prissätts i tre delar:

1. Start- eller ibruktagningsavgift. Engångsarbete: konfigurering av systemet, byggande av blanketter, utbildning av användarna och eventuell överföring av data från det gamla systemet.
2. Löpande underhåll. Månads- eller årsavgift som täcker servrar, säkerhetsuppdateringar, säkerhetskopior och support.
3. Användningsbaserade avgifter. Styckeavgifter för till exempel elektroniska underskrifter, textmeddelanden eller extra användare.

Totalkostnaden klarnar först när alla tre är kända. En månadsavgift som ser billig ut kan bli dyr om varje tilläggsfunktion faktureras separat.

Vilka dolda kostnader finns i stipendiesystem?

När man jämför offerter lönar det sig att fråga åtminstone om följande:

• Användarlicenser. Faktureras varje bedömare eller kommittémedlem separat? I en stiftelse med tio bedömare mångdubblar prissättning per användare kostnaden.
• Antalet ansökningsomgångar. Är vår- och höstansökan två separata omgångar som faktureras var för sig?
• Avgifter för underskrift och identifiering. Elektronisk underskrift och stark autentisering är ofta tredjepartstjänster vars styckepriser förs över på kunden, oförändrade eller förhöjda.
• Integrationstillägg. Export av betalningsunderlag till ekonomiförvaltningen eller automatiska LPA-anmälningar kan vara en modul med tilläggspris.
• Ändringsarbeten. Vad kostar det när ansökningsblanketten behöver ett nytt fält? Om varje ändring är fakturerbart arbete växer kostnaderna med åren.

Exempel: AAPU:s priser i siffror

Vi använder vår egen prissättning som exempel, eftersom den är offentlig:

• Startavgift 1 500 €. Omfattar ibruktagning, byggande av stiftelsens egna blanketter och utbildning.
• Årsavgift 2 999 €. Omfattar 100 elektroniskt undertecknade blanketter, alla användare, obegränsat antal ansökningsomgångar, uppdateringar och support.
• Extra blanketter 2 €/st. Efter de första hundra. Den enda styckebaserade avgiften, och övrig användning debiteras inte separat.

Första året kostar alltså 1 500 € + 2 999 € = 4 499 € om stiftelsen håller sig inom hundra blanketter. Om den undertecknar till exempel 150 dokument elektroniskt per år ger de 50 blanketterna över gränsen 100 €. Följande år består kostnaden av årsavgiften och eventuella extra blanketter, cirka 3 000–3 100 € per år.

Vi påstår inte att vi känner andra leverantörers priser, och vi jämför dem inte här. I stället rekommenderar vi att ni ber varje leverantör om en specifikation med exakt indelningen ovan. Då blir offerterna jämförbara.

Vad kostar handarbetet om man inte skaffar ett system?

Alternativet till ett system är inte noll euro. Det är handarbete. Om ombudsmannens och kommitténs tid går åt till att samla ansökningar, påminna, bygga sammanställningstabeller och göra anmälningar i till exempel två arbetsveckor per år, är kostnaden flera tusen euro. Lägg därtill de dataskyddsrisker som en e-postprocess för med sig.

Jämför systemets pris med den nuvarande processens verkliga kostnad, inte med noll.

Hur räknar du ut kostnaden för er stiftelse?

AAPU:s pris beror inte på stiftelsens storlek eller antalet användare, så kalkylen kan göras direkt med siffrorna i prislistan. Vill du se vad startavgiften konkret innehåller, boka en avgiftsfri presentation, så går vi igenom ibruktagningens innehåll punkt för punkt.